請求書兼立替金精算書を発行する際、取引先から自社フォーマットで請求書を作成し直すように指示されることがあります。特に、立替金が非課税である場合、課税対象額の計算方法や書き方に疑問が生じることがあります。本記事では、請求書兼立替金精算書の正しい書き方と、税抜き金額をどのように計算するかについて解説します。
立替金の扱いと課税対象額の計算
立替金は通常、非課税取引として処理されます。これは、立替金が事業の売上ではなく、単に一時的に立て替えたお金だからです。しかし、請求書においては、立替金をどのように記載するかが問題となります。
例えば、請求書に立替金を記載する場合、その金額を消費税計算に含めるべきかどうかという点が重要です。指示された通り、立替金は非課税のため、消費税は計算に含めません。この点を踏まえて、請求書をどのように作成するかを正しく理解しておくことが大切です。
請求書兼立替金精算書の記載方法（例）
まず、発行した請求書兼立替金精算書を見てみましょう。以下は、実際の記載例に基づいた仕訳の例です。
発行した請求書兼立替金精算書。
○○工事 50000円
消費税10% 5000円
立替金(非課税) 10000円
合計 65000円
この場合、立替金は非課税なので、消費税計算には影響を与えません。
取引先の要求に応じた記載方法
次に、取引先から要求された請求書の記載方法について考えます。取引先からの指示で、立替金を消費税計算に含めない形で再構成するように言われた場合の記載方法を示します。
指示された書き方。
○○工事 50000円
立替金 9091円
小計 59091円
消費税10% 5909円
合計 65000円
この記載方法では、立替金を消費税を除いた形で計算しています。小計は立替金を除いた金額となり、その後消費税を計算しています。この方法では、立替金を消費税計算に含めないため、課税対象額を調整した形になっています。
税抜き計算の注意点
税抜き計算の際、立替金を含めないようにし、税額を正しく計算することが重要です。立替金を除外した小計を元に消費税を計算することで、合計金額が合うように調整します。
立替金が非課税であることを考慮すると、実際に発生する売上金額から立替金を引いて消費税を計算し、最終的に合計金額を合わせるという方法が求められます。
請求書の原本を渡すべきか？
質問者が抱えている疑問の一つに、「請求書の原本を渡すべきか？」という点があります。通常、取引先に請求書の原本を渡すことは問題ありませんが、立替金の部分が非課税である場合、税務署に提出する際などに原本が必要となることがあります。
したがって、取引先に渡す前に請求書のコピーを保管し、問題が生じた場合にはそのコピーを証拠として利用することをおすすめします。特に、税務上の問題が発生しないように、立替金の扱いや税抜き計算を慎重に確認しておきましょう。
まとめ
請求書兼立替金精算書を作成する際には、立替金の非課税部分を正しく扱うことが重要です。取引先の要求に従って税抜き計算を行い、消費税を適切に計算することで、請求書の金額を合致させることができます。請求書の原本は必要に応じて渡し、コピーを保管しておくことで、後日確認が必要な場合に役立ちます。
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