効率的なシフト作成法: 少人数でのシフト管理と表の作り方

シフト作成は、スタッフの勤務希望や勤務不可日、作業の効率を考慮しながら行う必要があります。この記事では、7～8人のスタッフで1つのお店のシフトを効率的に作成する方法を解説します。午前と午後に必要な人数を確保するための工夫や、シフト表の作り方についても詳しく説明します。

シフト作成の基本的な流れ

シフトを作成する際には、まずスタッフの出勤可能日や勤務時間の希望を把握することが重要です。その情報を元に、出勤人数や各時間帯の必要人数を満たすようにシフトを組みます。

スタッフ全員の勤務希望をリスト化し、それぞれの希望日や時間帯を確認した後、必要な人数に対してどのスタッフが働けるかを割り当てます。この作業を繰り返し、全員の希望とお店の運営に合ったシフトを作成します。

シフト作成の際、午前中に必要な人数と午後に必要な人数をうまく調整することがポイントです。例えば、午前中はお客様が多くなることが予想される場合、その時間帯に多めのスタッフを配置します。午後の時間帯は比較的お客様が少ない場合は、人数を減らして調整します。

スタッフの希望を尊重しつつ、効率よくシフトを組むためには、スタッフ間でフレキシブルに調整できる体制を作ることが大切です。

シフト表は視覚的にわかりやすく、誰がどの時間帯に出勤しているのかを一目で確認できる形式にすることが大切です。Google スプレッドシートやExcelを使って、シフトを管理する方法が一般的です。

シフト表を作成する際、以下のポイントを押さえておくと便利です。

シフト作成時にスタッフの希望を全て叶えることができない場合もあります。その場合は、代わりに他のスタッフと調整することが求められます。スタッフ間での柔軟なシフト調整を行うため、事前に話し合いの場を設け、シフト作成後も調整がしやすい環境を整えましょう。

また、突発的な欠勤や急な変更にも対応できるように、予備のスタッフやシフト変更の際のルールを決めておくことが重要です。

効率的なシフト作成は、スタッフの希望とお店の運営をうまく調整するために重要です。シフト表を作成する際は、スタッフの希望を把握し、必要人数に応じた適切な調整を行いましょう。また、シフト変更や調整が容易な環境を作り、チーム全体が円滑に働けるようにすることが大切です。