5年～20年前の請求書や領収書を保管する意味とその重要性

企業や個人で発生した請求書や領収書をどれくらいの期間保管するべきか、迷うことは多いでしょう。特に5年～20年前のものとなると、不要だと思って捨ててしまいたくなるかもしれませんが、実際には一定の理由と法的な要件があります。この記事では、その理由や必要性を解説し、どのように保管すべきかをお伝えします。

1. 請求書や領収書の保管期間は法律で定められている

日本の税法において、帳簿や領収書は一定の期間保管する義務があります。法人税法や消費税法では、通常7年間の保管が義務付けられています。これにより、税務調査やトラブル時に証拠として使用できるため、古い領収書や請求書も捨てることなく保存しておく必要があります。

税務調査は数年に一度行われることがありますが、過去の取引内容が調査対象となる場合もあります。特に7年以内に発生した取引については、税務署から請求されることがあり、証拠として領収書や請求書が必要になります。万が一の税務調査に備えて、これらの書類を保管しておくことは非常に重要です。

個人でも、例えば不動産の購入、車の売買などの重要な取引があった場合、その証拠として過去の領収書や請求書が役立つことがあります。また、過去に支払った費用を税務上の控除に使いたい場合や、確定申告で必要な場合もあります。長期的な視野で見ても、過去の記録は有用です。

古い領収書や請求書を捨てる前には、まず保管期間が過ぎていないかを確認しましょう。また、取引の内容が将来的に役立つ可能性がある場合には、無駄に捨ててしまわないように注意が必要です。デジタル化して保管する方法もあり、これを活用することで物理的な保管場所を節約できます。

5年～20年前の請求書や領収書は、たとえ古いものでも捨ててしまわず、法的な保管期間を守ることが大切です。税務調査や将来の証明が必要になる場面もあるため、過去の記録は貴重な証拠となることを忘れずに保管しておきましょう。