電子帳簿保存法と電子請求書の取扱い – 紙での請求書保存のルールと注意点

電子帳簿保存法に関する質問が多く寄せられています。特に、紙の請求書と電子請求書をどのように取り扱うべきかについて、疑問に思う方が多いです。この記事では、電子請求書を紙で保存する場合のルールや、電子帳簿保存法の詳細について解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、企業が電子データとして帳簿や証憑を保存するための法律です。この法律では、紙での保存から電子保存に切り替えることを推奨しており、正しい方法で保存される場合に限り、税務署がそれを認めます。

電子請求書は、従来の紙請求書と異なり、直接電子データとして保存されることが求められます。電子帳簿保存法では、電子請求書を紙で印刷して保存することは基本的に禁止されています。しかし、一定の条件を満たした場合、電子請求書の保存方法として紙での保存が認められる場合もあります。

紙で受け取った請求書を電子データに変換して保存する方法が一般的です。この場合、請求書をスキャンして電子化し、そのデータを保存することで、電子帳簿保存法に準拠することができます。ただし、スキャンデータが必要な情報を含んでいることが求められます。

紙で保存する場合、電子帳簿保存法に適した方法で処理する必要があります。例えば、スキャンしたデータの正確性を証明できる証拠を保存することが必要です。また、電子化して保存するためには、専用のソフトウェアやシステムが必要になることもあります。

電子帳簿保存法においては、紙での請求書保存が認められない場合があります。電子請求書については、適切に電子化して保存することが求められます。紙での請求書の受け取りが多い場合でも、電子化して保存する方法を検討し、法令に準拠する形で管理することが重要です。