退職者からの制服返却が遅れている場合、会社としてどのように対応すべきか悩むことは少なくありません。就業規則に明確な期限が書かれていないと、返却を催促してよいのか、あるいはどのような法的・実務的リスクがあるのか判断が難しいところです。この記事では、退職後の制服返却が滞っているケースにおける正しい対応方法と、実務で役立つポイントを解説します。
退職者の制服返却の基本的な考え方
制服は会社からの貸与物であり、退職時には速やかに返却されるのが通常のルールです。就業規則に明記されていなくても、貸与物は返却する義務が退職者にあります。
例えば、会社支給のPCや社員証と同じように、制服も会社の資産です。返却されない場合、再利用や廃棄処理ができず、コストがかかるリスクがあります。
返却期限が明記されていない場合の対応
就業規則や貸与規程に返却期限がない場合でも、一般的には退職日またはその直後に返却するのが社会的な常識です。返却が遅れている場合は、まずは電話やメールで丁寧に返却を依頼しましょう。
例えば、「○月○日までにご返却をお願いします」と具体的な期限を提示するとスムーズです。口頭で伝えるよりも、書面やメールで残しておくと後々のトラブル防止にもなります。
返却がない場合に取れる手段
再三の依頼にもかかわらず返却がなされない場合、以下の対応を検討できます。
- 内容証明郵便で正式に返却を求める
- 給与や退職金と相殺する（ただし労働基準法に抵触しないか要確認）
- 損害賠償請求を検討する
実際には裁判に発展するケースは稀であり、ほとんどは内容証明郵便で返却を促すことで解決します。
実務での具体例
ある企業では、退職後も制服が返却されない事例がありました。最初は電話とメールで依頼しましたが返答がなく、内容証明郵便を送付したところ、1週間以内に制服が返却されたそうです。このように、段階的な対応を取ることが効果的です。
また、別の会社では、制服返却の遅延が続いたため、次回からは「退職日までに必ず返却」と規程を明文化し、退職手続きのチェックリストに加えることで再発防止につなげました。
トラブルを防ぐための予防策
今後同じ問題が起きないようにするには、貸与物返却に関する規程を明確にし、退職時の手続きフローに組み込むことが重要です。
- 就業規則や貸与規程に「退職日までに返却」と明記する
- 退職手続きのチェックリストを作成する
- 返却が確認できるまでは最終精算を留保する
これにより、会社と従業員双方にとってトラブルを未然に防ぐことができます。
まとめ
退職者が制服を返却しない場合でも、感情的にならず、段階を踏んで対応することが重要です。まずは丁寧な依頼から始め、必要に応じて書面での催告、最終的には法的措置も視野に入れます。また、再発防止のために規程の整備や手続きの明確化を行うことが、長期的に見て会社のリスク軽減につながります。
コメント