取引先での業務上のミスやトラブルが発生した際、適切な経緯報告書を作成することは、信頼関係の維持や再発防止に繋がります。特に、協力会社間でのミスが関与している場合、報告の進め方に注意が必要です。
協力会社間のミス発生時の報告の進め方
協力会社Aが協力会社Bを雇用している場合、ミスの発生源は直接契約していない会社Bにありますが、報告は通常、契約関係にある会社Aを通じて行います。これは、契約上の責任や管理監督の観点から、会社AがBに対する管理責任を担っているためです。
経緯報告書作成の基本的な流れ
経緯報告書は、発生した問題やトラブルの原因究明や再発防止策を講じるための重要なよりどころとなるため、客観的な事実を記載することが重要です。報告書には以下の項目を含めると良いでしょう。
- 報告者氏名
- 報告者の所属部署
- 報告日
- 問題/トラブルの発生日
- 問題/トラブルの発生場所
- 問題/トラブルの概要
- 問題/トラブルの詳細と経過
- 現状（報告書作成時点）
- 原因
- 今後の対策と見通し
- その他
協力会社Bへの直接問い合わせの注意点
会社Aを通さずに会社Bに直接問い合わせることは、契約上の関係や業務の進行に影響を及ぼす可能性があります。まずは会社Aに連絡し、必要な情報を提供してもらうよう依頼することが望ましいです。それでも回答が得られない場合、会社Aと協議の上、会社Bへの直接問い合わせを検討することが適切です。
まとめ
協力会社間のミスによる損害が発生した場合、経緯報告書は事実を客観的に記載し、関係者間での情報共有と再発防止に役立てる重要な文書です。報告の進め方や問い合わせ先については、契約関係や業務の進行に配慮し、適切な手順を踏むことが求められます。
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