インターンシップが決定した企業からの電話を受けた際、都合が悪く出られなかった場合、どう対応するべきか迷うこともあります。特に、相手が社員の個人携帯からかけてきた場合、折り返しのタイミングや方法について悩むことも少なくありません。この記事では、そんな時の正しい対応方法について解説します。
電話に出られなかった場合の基本的な対応方法
まず、最も基本的な対応方法は「折り返しの電話をかけること」です。相手からの電話を受けられなかったことを伝え、失礼を詫びることが大切です。特に、インターンシップのような重要なやり取りでは、相手に対して真摯な対応を示すことが必要です。
「折り返し電話をかけることに対して抵抗がある」という方もいらっしゃるかもしれませんが、相手が個人携帯からかけてきた場合でも、問題なく対応することが可能です。もし気になる点があれば、電話の際に相手に「お手数をおかけしますが、こちらからお電話させていただきました」といった形で伝えると良いでしょう。
社員の個人携帯からかかってきた場合の注意点
社員の個人携帯から電話がかかってきた場合、プライバシーや仕事の負担を考慮し、どのタイミングで折り返すべきか迷うこともあるでしょう。しかし、企業からの電話であれば、基本的に業務の一環としてかかってきているため、折り返しの電話をすることに対して過度に気を使う必要はありません。
重要なのは、相手の営業時間内に電話をかけることです。もし時間帯に迷う場合、相手の勤務時間を考慮して、午前中か午後の早い時間に折り返しをするのが無難です。
折り返しの電話をかけるタイミング
折り返し電話をかけるタイミングも重要です。最初にかかってきた電話に対する返答を、できるだけ迅速に行うことが好ましいです。遅くても24時間以内に電話をかけるようにしましょう。
また、忙しい時間帯にかけてしまうと、相手が電話を取れない可能性が高いため、相手の忙しい時間を避けて電話することをおすすめします。もし、電話をかけるタイミングについて迷った場合は、相手が指定した時間帯に合わせてかけ直すと良いでしょう。
折り返し電話をかける際のマナー
折り返し電話をかける際は、基本的なビジネスマナーを守ることが大切です。電話の際にはまず、自分の名前と電話をかけた理由を簡潔に伝えましょう。例えば、「先ほどはお電話いただきありがとうございました。〇〇（自分の名前）です。」という形で始めるとスムーズです。
また、相手が話している際は、相槌を打ち、丁寧に聞くことが大切です。電話が終わる際には「お忙しいところお電話させていただきありがとうございました。」といった一言を添えると、相手に対する感謝の気持ちを伝えることができます。
まとめ
インターンシップの企業からの電話に出られなかった場合でも、折り返し電話をかけることで、相手に対して誠意を示すことができます。個人携帯からの電話であっても、ビジネスマナーを守り、相手の都合を考慮して折り返しを行うことが重要です。電話をかける際は、相手の営業時間内に、できるだけ早くかけ直すように心がけましょう。電話対応がしっかりしていれば、インターンシップの選考にも良い印象を与えることができます。
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