決算書の保存義務について：紙と電子両方の保存方法と注意点

事業を運営していると、税理士から届く書類や決算書をどう管理すべきか悩むことがあります。特に、紙の決算書をどう保管するかという問題は、多くの事業主が抱える課題です。今回は、税理士から届いた決算書の保存義務について詳しく解説します。

決算書の保存義務について

日本の税法では、法人や個人事業主が作成した決算書には一定の保存義務があります。基本的に、決算書を含む帳簿や証憑類は7年間の保存義務が課せられており、これには紙での保存と電子データでの保存が含まれます。

したがって、税理士から送られてきた決算書を「紙だから捨てたい」と思っても、法律的には保存しておく必要があります。しかし、保存方法には柔軟性があり、電子データとして保存することも認められています。

紙の決算書は捨てても良い？電子保存の重要性

紙の決算書に関しては、保存期間内に物理的に保管しておく必要がありますが、電子保存の選択肢もあります。たとえば、紙の決算書をスキャンしてPDF形式などの電子データとして保存することは、法律的に認められている方法です。

実際に、電子データでの保存が認められるため、紙での保管スペースを確保する必要がなくなります。これにより、物理的な保管場所を節約し、管理がしやすくなるという利点があります。電子保存の場合でも、データの改ざんがないことを確認するために適切な管理方法を守ることが重要です。

保存期間を守るための管理方法

決算書を電子保存する場合、保存期間である7年間を守るために、適切なバックアップや管理体制が求められます。特に、電子データはハードウェアの故障やデータ破損のリスクがあるため、定期的なバックアップを行い、複数の場所にデータを保存することが推奨されます。

また、電子保存する場合には、税務署から求められた際にすぐに提出できるよう、検索可能な状態で保存しておくことが望ましいです。検索機能を備えたファイル名やフォルダ構成を設定し、必要な情報がすぐに引き出せるようにすることが重要です。

税理士と相談し、最適な保存方法を選択

最終的には、税理士と相談して、自分の事業に合った保存方法を選ぶことが大切です。税理士が提案する保存方法が、法的にも問題がなく、業務の効率化につながるものですので、定期的に相談することをおすすめします。

税理士から提供された決算書は、必ず7年間の保存義務を守り、法的なトラブルを避けるためにも適切に管理しましょう。電子保存を利用することで、場所を取らずに効率的に管理できるため、時間の節約にも繋がります。

まとめ

決算書の保存義務は、紙でも電子でも守らなければならない法的な義務です。紙の決算書を捨てたくても、法律に従って保存する必要があります。しかし、電子データでの保存が認められており、適切にバックアップや管理を行うことで、より効率的に保存が可能となります。税理士と相談し、最適な方法を選んで長期的に管理していくことが大切です。