近年、企業における帳簿や請求書、領収書の保存方法がデジタル化されつつあります。しかし、データ保存と紙での保存が重複していることに対し、どちらが法的に適切か悩んでいる方も多いです。本記事では、電子帳簿保存法に基づくデータ保存方法について解説し、紙の請求書に関するスキャン保存についても触れます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法（電子帳簿保存法）は、企業が帳簿や請求書、領収書などを電子データとして保存する際のルールを定めた法律です。この法律により、紙の書類をデジタルで保存できることが認められ、管理の効率化が図られています。
電子帳簿保存法の導入により、請求書や領収書などの保存方法が簡略化され、物理的なスペースを必要とせず、効率的なデータ管理が可能になりました。ただし、データ保存には一定の条件があるため、企業は法的に適切な方法で運用する必要があります。
データ保存のみでの保存は合法か？
データで受け取った請求書や領収書に関して、電子帳簿保存法では、紙で印刷することなくデータのみで保存しても問題ないとされています。つまり、データの保存が適切に行われている限り、印刷して保管する必要はありません。
しかし、保存するデータは、改ざんを防ぐために「タイムスタンプ」などの方法で適切に管理する必要があります。また、データが閲覧や検索できるように整理されていることも求められます。
紙で受け取った請求書をスキャンしてデータ保存する必要があるか？
紙で受け取った請求書や領収書は、スキャンしてデータとして保存することが推奨されます。電子帳簿保存法では、紙で受け取った書類もデータで保存することが可能ですが、その際、保存するデータが適切にスキャンされ、内容が読み取れる状態で保存されている必要があります。
スキャン保存において重要なのは、紙の書類を完全にデジタル化し、元の書類と同じ内容が保存されていることです。これにより、後日、書類を確認する際にも問題なく確認ができるようになります。
印刷・保管をやめたい場合のポイント
データ保存のみで十分な場合、紙での印刷・保管をやめることができますが、いくつかのポイントを守ることが重要です。まず、データの保存方法が法律に基づいて適切に行われているかを確認しましょう。タイムスタンプやバックアップの作成、データの長期保存を考慮した運用が求められます。
また、社内のスタッフがデータにアクセスできるように、適切なアクセス権限を設定し、セキュリティ対策を強化することも大切です。
まとめ
電子帳簿保存法に従えば、データで受け取った請求書や領収書は、データ保存のみで問題ありません。紙で受け取った書類もスキャンしてデータで保存することができますが、内容が読み取れる状態で保存されていることが重要です。印刷・保管をやめてデータ保存のみにする場合は、適切な管理方法を確立し、法的に問題がないことを確認しましょう。
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