経理業務を始めたばかりの方にとって、仕訳処理はしばしば混乱を招くことがあります。特に、決算時に未払金が計上され、後日その支払いに関連する立替金を処理する際には、どのように仕訳をすべきかを理解することが重要です。
1. 経理初心者が直面する未払金の仕訳
未払金とは、支払うべき金額があるが、まだ支払われていない状態を指します。例えば、食料費や弁当代などが未払金として計上されることがあります。例えば、以下のような仕訳がされることがあります。
借方: 食料費40,000円
貸方: 未払金40,000円
この仕訳は、費用を発生させたが、実際の支払いがまだ行われていない場合に使用されます。
2. 立替金の仕訳とその扱い
立替金とは、会社が一時的に立て替えた金額のことを指します。従業員の弁当代が例に挙げられることが多いですが、立替金として記録することで、後日その金額を回収する際にどのように仕訳をするかを整理できます。立替金の仕訳は以下のように行われます。
借方: 立替金7,000円
貸方: 給与40,000円（従業員分）
ここで重要なのは、立替金の金額を後で回収することが前提となるため、実際の支払いの際には立替金として記録された金額を充当する必要がある点です。
3. 食料費支払い時の仕訳処理
未払金が翌月に支払われる場合、その支払いに関連する仕訳は次のように行われます。まず、未払金が支払われることで未払金が減少するため、以下の仕訳が必要です。
借方: 未払金40,000円
貸方: 普通預金40,000円
しかし、ここに立替金を充当する必要がある場合、立替金分（7,000円）を差し引く処理を行う必要があります。これにより、立替金と支払い金額の調整が行われ、正確な仕訳が完了します。
4. 立替金を充当するための追加仕訳
立替金7,000円を充当する場合の仕訳は、次のようになります。
借方: 未払金7,000円
貸方: 立替金7,000円
これにより、立替金が未払金に充当され、正しい金額が普通預金から支払われることになります。
まとめ
経理業務を行う際には、未払金や立替金の仕訳が適切に処理されることが非常に重要です。特に、支払いの際にどのように立替金を充当するかを理解することが、正確な仕訳処理につながります。立替金の充当を含めた仕訳処理をきちんと行い、決算を正確に反映させるようにしましょう。
