マネーフォワードクラウド会計を導入したものの、請求書の管理方法に悩んでいる方は多いのではないでしょうか。紙で受け取った請求書をスキャンしてPDF化するのは手間がかかり、効率的な方法を見つけたいと考えている方もいらっしゃいます。この記事では、請求書の保存方法や、仕訳を自動化するための便利なやり方について解説します。
紙の請求書をデジタル化する方法
紙の請求書をそのまま保管するのはスペースの問題や管理の手間が増えてしまうため、デジタル化が重要です。マネーフォワードクラウド会計では、請求書をスキャンしてPDF化し、そのデータをアップロードすることが可能です。これにより、物理的な保管場所を取らず、デジタルデータとして整理・管理できます。
スキャン後の請求書は、マネーフォワードにアップロードして仕訳を行うことができますが、スキャンやPDF化にかかる手間を少なくするために、クラウド上で直接写真を撮って保存する方法もおすすめです。スマートフォンを使って簡単に撮影し、デジタルデータとして保存することができます。
請求書の仕訳を簡単にする方法
仕訳を自動化するためには、まず「自動仕訳機能」を活用することが効果的です。マネーフォワードクラウド会計では、取引明細が銀行やクレジットカードと連携して自動的に仕訳されます。これを利用することで、手入力の手間を減らし、正確で迅速な仕訳を行うことができます。
さらに、定期的に発生する請求書に関しては、「定型取引」機能を使って、毎月の仕訳をテンプレート化することもできます。これにより、毎回同じ仕訳内容を繰り返し入力する手間が省けます。
請求書の金額修正や仕訳の訂正方法
以前の会計ソフトでは、月々の請求書をコピーして修正する方法が一般的でしたが、マネーフォワードクラウド会計でも効率的に同様の操作が可能です。請求書の金額や日付を変更したい場合には、マネーフォワードの取引編集機能を使って直接修正できます。
また、誤って仕訳を入力してしまった場合、訂正も簡単に行えます。過去の取引を確認し、訂正する場合は「仕訳帳」機能を使って訂正できます。これにより、間違った仕訳を修正する際の手間を最小限に抑えることができます。
請求書の効率的な管理と保存
請求書を効率的に管理するためには、デジタル化だけでなく、分類やタグ付けを活用することが重要です。マネーフォワードクラウド会計では、請求書に関連する取引をタグで分類することができます。これにより、特定の取引を素早く検索したり、必要な情報をすぐに取り出したりすることが可能です。
さらに、請求書の期限や支払い状況を管理するために、リマインダー機能を活用すると便利です。これにより、支払い忘れを防ぐことができ、ビジネスのキャッシュフロー管理がスムーズになります。
まとめ: マネーフォワードクラウド会計を使った請求書管理のコツ
マネーフォワードクラウド会計を使って請求書の管理や仕訳を効率化するためには、スキャンや写真撮影を活用して請求書をデジタル化し、仕訳を自動化する方法が効果的です。定期的な取引についてはテンプレートを使って手間を減らし、タグ付けやリマインダー機能で請求書の管理を簡単に行いましょう。
このように、マネーフォワードクラウド会計を上手に活用することで、従来の手入力やアナログ作業の負担を大幅に減らし、業務を効率化することができます。
