最近では、取引の契約や書類のやり取りを電子契約で行う企業が増えてきました。新しい取引先から電子契約を依頼された場合、どのように対応すれば良いかを知りたい方も多いでしょう。特に、電子契約システムを導入する必要があるのか、他の企業のシステムを利用できるのかといった疑問が浮かぶこともあります。本記事では、電子契約に関する基本的な情報と、システム導入に必要な情報を詳しく解説します。
1. 電子契約システムは両社に必要なのか？
電子契約を行うためには、基本的に両社が電子契約システムを使用する必要があります。電子契約は、書面での署名や押印を電子的に行うものであり、システムを通じて契約内容を確認し、署名するプロセスをオンラインで行います。そのため、契約を結ぶ両社が電子契約システムを導入していないと、契約を結ぶことができません。
ただし、取引先が特定の電子契約システムを使用している場合、取引先側のシステムで契約を結ぶことができる場合もあります。この場合、相手のシステムに合わせて導入する必要があるかもしれません。
2. 相手にシステムがあれば自社でシステムを導入する必要はないのか？
相手が既に電子契約システムを導入している場合でも、自社がそのシステムに対応できる環境を整える必要があります。多くの電子契約システムは、契約を行う双方が利用できる環境を提供していますが、システムが異なる場合、相手のシステムで契約書に署名を行うことができないことがあります。
そのため、相手のシステムに合わせて利用するか、自社でも同じようなシステムを導入して双方で使用できるようにすることが求められます。双方のシステムが異なる場合でも、ほとんどのサービスでは簡単に互換性を持たせて契約を進められる仕組みが整っています。
3. 電子契約システム導入が必要な場合、どのシステムを選べばよいか？
もし自社で電子契約システムを導入する必要がある場合、コストパフォーマンスの良いシステムを選ぶことが重要です。初めて導入する場合は、導入や操作が簡単で、月額料金が比較的安価なシステムが良いでしょう。
具体的には、クラウドベースのサービスが多く、導入や運用が簡単で、セキュリティもしっかりしているものが多いです。例えば、DocuSignや、サイネージャーなどがあります。これらは、オンラインで契約書の作成から署名まで行えるシステムです。
4. 電子契約システムを選ぶ際のポイント
電子契約システムを選ぶ際には、以下のポイントに注意して選ぶことが重要です。
- セキュリティ：契約書は重要な情報を含んでいるため、システムがしっかりとしたセキュリティ対策を講じていることが求められます。
- コスト：自社の予算に合ったプランを選びましょう。初期費用が低く、月額料金が抑えられるシステムが最適です。
- 使いやすさ：導入後の運用が簡単で、社員が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。
これらの要素を考慮して、システムを選ぶことをおすすめします。
5. まとめ
電子契約は、双方がシステムを利用することが基本ですが、相手のシステムを利用する方法もあります。自社でシステムを導入する場合、初めて導入するならば安価で簡単に利用できるサービスを選ぶと良いでしょう。セキュリティやコストを考慮し、最適なシステムを選んでください。
