出張旅費規程と経費計上の要件について

出張旅費規程を作成する際、経費計上に関する規定や提出義務については混乱を招くことがあります。特に、労働基準監督署に提出する必要があるかどうか、また規模によって異なる要件についての疑問が生じることが多いです。この記事では、出張旅費規程の作成と経費計上に関する要件について解説します。

出張旅費規程と経費計上の関係

出張旅費規程は、会社が出張にかかる費用をどのように取り扱うかを定めた重要な規程です。経費として計上するためには、出張旅費規程が存在し、規程に基づいた支払いが必要です。規程自体を作成することが基本となり、必ずしも労働基準監督署に提出する必要はありません。

ただし、規程に従った経費の支出がない場合や、不正な支出があった場合、経費として計上することが認められない可能性があります。したがって、規程を整備していることが重要です。

就業規則について、10人未満の企業には提出義務がないことはよく知られています。ですが、出張旅費規程については、たとえ小規模な企業であっても、社内規程として作成しておくことが推奨されます。

労働基準監督署に提出する義務がないからといって、出張旅費規程を作成しないのは問題です。規程を作ることで、社員間での不公平感を防ぎ、経費計上の基準を明確にすることができます。

出張旅費規程を作成して社内で保管しておけば、経費計上が可能です。提出義務がなくとも、規程があれば経費として計上することが認められます。

ただし、出張に関する支払いが規程に基づいて行われていることが確認できる必要があります。そのため、規程の内容をよく確認し、実際の出張時に適切に適用することが重要です。

出張旅費規程は、規程を作成すること自体が重要です。規程があれば、経費計上が認められるため、会社内での出張に関する支払い基準を明確にしておくことが求められます。また、10人未満の企業でも、規程を作成することで労働環境の整備と経費計上が適正に行われることになります。