運用改善を行う仕事をしていると、開発に必要な資料を作成することが求められます。特に、要件定義書や仕様書などの資料は、後々のトラブルを防ぐために非常に重要です。しかし、どんな資料を作成すべきなのか、具体的な内容がわからず困っている方も多いのではないでしょうか。この記事では、SEでない立場で開発資料を作成するための具体的なアドバイスを提供します。
開発資料の種類とそれぞれの役割
開発において重要な資料には、要求定義書、要件定義書、仕様書などがあり、それぞれの役割を理解することが必要です。まずは各資料の役割を簡単に説明しましょう。
要求定義書は、顧客からの要望を収集し、何を求めているのかを整理した資料です。一方、要件定義書は、その要望をもとに具体的なシステムの要件を明確化する資料で、開発者が実際にシステムを作成するためのガイドラインとなります。仕様書は、要件定義書をもとに具体的なシステムの設計を詳細に記述したものです。
業務改善のための簡素な資料作成
質問者が述べたように、部内社員を対象に業務改善を進める際、資料の作成はそこまで堅苦しくなくてもよい場合があります。上司からの指示であれば、要求定義書や要件定義書の内容を簡潔にまとめたもの、例えばExcelやPowerPointで要点を押さえた資料を作成することで十分です。
このように簡素な資料でも、顧客（部内社員）が求めている要件がしっかりと伝わるものであれば問題ありません。大切なのは、情報が整理されており、開発者が理解しやすい形でまとめられていることです。
資料作成の具体的なステップ
資料作成の流れとしては、まずは顧客からの要望をヒアリングし、それに基づいて「何を解決したいのか」「どのような機能が必要か」といった要素を整理します。その後、その要望をもとに具体的な「要件定義書」を作成し、それがどのような形でシステムに反映されるかを記述します。
例えば、顧客からの要望で「業務の時間を削減したい」という場合、その要望を具体的にどのようなツール（Excelマクロ、RPA、Power Automateなど）で実現するのかを記載することが求められます。最終的に、これらを仕様書としてまとめ、開発に取り掛かるためのガイドラインとします。
資料作成時に注意すべき点
資料作成で重要なのは、顧客と開発側が同じ認識を持つことです。曖昧な表現や説明不足な部分があると、後で問題が生じる可能性があります。ですので、資料には具体的な数値や要件を記載し、明確にすることが大切です。
また、簡素化された資料を作成する場合でも、後々のトラブルを防ぐために、要件や変更点がどのように進行してきたのかを記録に残しておくことも重要です。
まとめ：業務改善に必要な資料作成のポイント
業務改善のために資料を作成する際、要求定義書や要件定義書、仕様書といった文書は、顧客の要望を具体的に記録し、開発者が理解しやすい形で整理するために重要です。しかし、必ずしも堅苦しい形式でなくても、ExcelやPowerPointなどで簡素な形式でも十分に伝わります。
大切なのは、顧客との認識のずれを防ぎ、システムの要件を明確にすることです。そのため、簡潔でありながらも、必要な情報をきちんと整理して記録に残すことが、円滑な業務改善を実現するための鍵となります。
