会社の経費で商品を購入する際に、営業日や営業時間外に購入することが許可されているのか、そして一般的にどのようなルールが存在するのかについての疑問は多くあります。特に、小さな会社での経費管理は、個別の判断が必要になる場面もあります。この記事では、会社の経費処理に関する基本的な考え方と、営業日や営業時間外の経費に関して一般的に適用されるルールについて解説します。
会社の経費として認められる購入とは？
会社の経費とは、業務に必要な支出を指します。例えば、制服や仕事道具の購入、出張費用、業務に関連する消耗品の購入などが該当します。これらの購入は、業務を遂行するために必要な支出として、経理部門により経費として処理されます。しかし、会社によって経費として認める範囲や手続きが異なるため、事前に確認が必要です。
例えば、制服購入の場合、会社のロゴが入ったものや業務上必要な作業服が経費として認められることが多いですが、私用で使う服が経費として認められることは少ないでしょう。
営業日や時間外に購入することについて
営業日や時間外に経費を使って購入をすることに関して、特に明確なルールが設けられている場合もあれば、特に問題視されないこともあります。多くの会社では、購入が業務に関連していることが前提となっており、購入時の時間帯や日付に関する特別な規定は設けられていない場合が一般的です。
ただし、営業時間外に購入を行った場合は、経理処理の際にその購入が業務に直接関連するものであることを証明する必要があります。例えば、業務後に急ぎで購入する場合などは、領収書とともに、なぜその時間に購入する必要があったのかを簡単に説明できると、経理の担当者からもスムーズに受け入れられることが多いです。
小規模な会社での経費管理のポイント
小さな会社では、経費の管理が柔軟である場合もありますが、その分、従業員がしっかりとルールを守ることが重要です。大企業のように厳格な経費管理がないため、個々の判断に頼らざるを得ないケースが多くあります。特に、経理部門が明確に定めていない場合、従業員が経費処理の際に確認を取ることが大切です。
もし疑問が生じた場合は、経理に確認をとることが賢明です。経理担当者が「おそらく大丈夫」と言う場合でも、事前に確認することで後々のトラブルを防ぐことができます。
まとめとアドバイス
会社の経費処理について、営業日や営業時間外に購入した場合でも、その購入が業務に関連していることが証明できれば問題ありません。経費管理が不明確な小さな会社でも、基本的には必要な購入であれば経費として認められることが多いです。ただし、支出が業務に関係ない場合や私用での購入が混じってしまうと、経費として認められない可能性があるため、注意が必要です。
不安な場合は、事前に経理に相談するか、購入後に領収書とともに説明を加えると良いでしょう。また、会社によっては、営業時間外の経費処理について特別なルールがある場合もあるため、確認を怠らないようにしましょう。
