企業の経理担当者として、請求書を受け取った際にどのように仕訳を行うべきかは重要な問題です。特に、請求書の受け取り日と発行日が異なる場合、どのように仕訳を処理するかについて悩むこともあるでしょう。今回は、請求書の受け取り日と発行日が異なる場合に、発生主義を基にどのように処理するかを解説します。
発生主義と仕訳の基本
発生主義とは、取引が実際に発生した時点で収益や費用を認識する会計方法です。つまり、物品の納品やサービスの提供が行われた日を基準に仕訳を行います。このため、請求書が発行されるタイミングではなく、実際の取引が発生した月に費用を計上することが求められます。
発生主義に基づく会計処理では、実際の取引日が重要です。したがって、備品が5月に購入され納品されたのであれば、その取引を5月分として処理するのが原則となります。
請求書受け取り日と仕訳のタイミング
質問にある通り、請求書を受け取った日が6月であり、発行日が5月であれば、経理上の仕訳をどう処理すべきか迷うかもしれません。一般的には、実際の取引が行われた月（この場合、備品が納品された5月）に費用を計上します。しかし、システムや社内規定によっては、請求書の受け取り日に基づいて処理する場合もあります。
システムの都合で6月分としてしか処理できない場合でも、原則として発生主義を守るべきです。この場合、仕訳の際には5月分として費用を計上し、請求書の受け取り日に関する処理は調整することが求められます。
具体例と実務での対応方法
例えば、備品の購入と納品が5月に行われ、6月1日に請求書を受け取った場合、以下のような仕訳になります。
5月分として仕訳：
借方：備品費用（または消耗品費用）〇〇円
貸方：未払金（または買掛金）〇〇円
このように、実際の取引が発生した月に費用を計上し、請求書を受け取った日（6月）に関する仕訳を行います。
社内規定と会計システムの調整
実際のところ、会計処理には会社ごとの規定や使用する会計システムによる違いがあるため、システムの制限により、仕訳が6月分としてしか処理できない場合もあります。しかし、発生主義を重視するのであれば、適切な調整を行う必要があります。
そのためには、経理部門で内部ルールを確認し、システム内でどのように処理するかの方針を整えることが大切です。もしシステム上で6月分としてしか処理できない場合は、5月分の仕訳を手動で調整することも考慮するべきです。
まとめ
請求書を受け取った日と発行日が異なる場合でも、発生主義に基づいて取引が発生した月（5月）に費用を計上するのが原則です。実務上はシステムや会社規定に従う必要がありますが、基本的な会計処理は発生主義に基づいて行うことが重要です。
適切な仕訳を行い、税務署や監査機関への対応にも備えるため、経理担当者は仕訳処理を慎重に行うことが求められます。
