個人事業主が出張で自費立替したホテル代の仕訳方法｜正しい処理と注意点を解説

個人事業主として活動していると、出張時に自分の財布から一時的に経費を支払う場面もあるかと思います。今回は、個人の現金でホテル代を支払った場合の会計処理について詳しく解説します。

まず知っておきたい「個人事業主とお金の区別」

個人事業主は法人とは違い、事業用と私用の財布が基本的に一つです。しかし帳簿では、事業に関連するお金の流れをきちんと分ける必要があります。

そのため、事業の経費を個人の財布から立て替えた場合には、帳簿上で「個人事業主が立て替えた」という処理が必要です。

出張でホテル代を立て替えた場合の仕訳例

以下は、個人のお金でホテル代5,000円を現金で支払った場合の仕訳例です。

このように、個人資金から支払った分は「事業主借」として処理します。

「普通預金」「現金」は使わない理由

このケースでは、事業用の口座から支払ったわけではなく、あくまで個人の現金から立て替えたという状況です。そのため、以下のような処理は不適切になります。

• 普通預金：→ 事業口座から支払った時のみ使用
• 現金：→ 事業用の現金（レジなど）から支払った場合に使用

このように、実際の支払い方法に応じて、勘定科目を使い分けることが重要です。

あとから現金精算した場合の処理

仮に、後日事業用の普通預金から立て替え分を個人に返金した場合は、以下のような仕訳になります。

これにより、「事業主借」と「事業主貸」で相殺され、帳簿上も整合性が取れるようになります。

レシート・領収書の保存も忘れずに

このような立替経費は、証拠書類の保存がとても重要です。税務調査でも確認されやすいポイントなので、ホテル代の領収書はしっかり保存しておきましょう。

また、レシートに「宿泊日」「宿泊者名」「金額」が記載されていることも確認してください。必要に応じて備考欄に「出張のため宿泊」とメモしておくと安心です。

まとめ

個人事業主が出張先で個人の現金でホテル代を支払った場合は、「旅費交通費／事業主借」で仕訳するのが正しい処理です。事業資金と個人資金を帳簿上できちんと分けて記録することが、節税や信頼性のある会計につながります。

こうした細かな処理を積み重ねることで、確定申告や税務調査にも自信をもって対応できるようになります。