就職活動において、企業から求められる書類を提出することは重要なステップです。しかし、書類の発行に遅れが生じた場合、どのようにその旨を企業に伝えるべきかは悩ましいポイントです。この記事では、卒業見込証明書が発行できる時期が遅れる場合に、企業にどのようにメールで伝えるべきか、具体的な方法を解説します。
メールで伝える際の基本的な構成
メールで企業に遅延を伝える際は、丁寧かつ明確な伝え方が求められます。まず、企業に対して感謝の気持ちを伝え、遅れる理由を簡潔に説明しましょう。その後、代わりに提出できる書類があればそれについても触れると良いでしょう。
また、遅延による影響を最小限にするために、卒業見込証明書が発行できる日程や、それに伴う対応策も伝えることが大切です。以下にその流れを紹介します。
メールの書き方：具体的な例文
以下は、卒業見込証明書の発行が遅れることを企業に伝える際の例文です。参考にして、自分の状況に合わせて調整してください。
件名：書類提出の遅延についてのご連絡（[氏名]）
拝啓、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。○○大学（学部名）の[氏名]と申します。
先日、貴社からご指定いただきました履歴書、成績証明書、卒業見込証明書の提出についてご連絡いただき、ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、卒業見込証明書については、○月○日以降でないと発行できないことが判明しました。つきましては、○月○日以降に改めて卒業見込証明書を提出させていただきます。それまでに、履歴書と成績証明書はお送りいたしますので、少々お待ちいただけますようお願い申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具
[氏名]
企業への連絡を早めに行う重要性
書類に遅れが生じた際は、できるだけ早く企業に連絡をすることが重要です。遅れる理由を早めに伝えることで、企業側も柔軟に対応できる可能性が高くなります。
また、メールで遅延を伝える際には、なるべく具体的な日程を示すことが大切です。もし可能であれば、代わりに提出できる書類を先に送るなど、企業側に配慮した対応をしましょう。
注意すべきポイント
メールで伝える際の注意点として、以下のポイントを挙げておきます。
- 丁寧な言葉遣い：企業に対して礼儀正しく、敬意を表した言葉遣いを心がけましょう。
- 簡潔な説明：遅延の理由を過剰に説明せず、簡潔に伝えることが大切です。
- 提出予定日を明確に：遅れる日程を具体的に示すことで、企業側が次のステップを計画しやすくなります。
- 他の書類の準備：遅延する書類以外の書類は事前に送るようにしましょう。
まとめ：遅延を伝える際は早めの連絡と配慮を忘れずに
卒業見込証明書の発行が遅れる場合でも、早めに企業に連絡を入れることで、企業側は柔軟に対応してくれることが多いです。メールで遅延を伝える際は、相手への配慮を忘れず、感謝の気持ちを伝えながら、具体的な日程や対応策をしっかりと伝えることが大切です。
適切な連絡と配慮を行うことで、企業に対して信頼感を与えることができ、就活を有利に進めることができます。
