代表者印の変更手続き中に印を使用する場合の注意点

会社の代表者が変わる際には、代表者印（登録印）の変更手続きが必要となります。この際、印鑑の変更手続きが完了する前に旧印を使う場合、どのように対応すればよいのか、疑問に感じる方も多いでしょう。この記事では、代表者印の変更手続き中に印を使用する場合の対応方法について解説します。

代表者印変更の手続きとは？

代表者印の変更手続きは、会社の代表者が変更される際に行われる重要な事務手続きです。この手続きでは、法的に登録されている代表者印を新しい代表者印に変更することが求められます。一般的に、商業登記簿の変更、銀行口座の名義変更、各種契約書の再発行などが伴います。

そのため、代表者印の変更手続きが完了するまでは、旧印を使用することができなくなるわけではなく、手続きが進行中でも旧印を使う場合があります。

代表者印の変更手続きが進行中に、旧印を使用する機会がある場合、基本的には「そのまま使用しても問題ない」とされています。後で変更手続きが完了し、証明がされることで問題が解決します。

ただし、重要なのは、後から印鑑変更手続きが完了した際に、変更が確実に証明されるように記録を残すことです。例えば、印鑑変更の手続きが完了した後に、その記録を関連する書類に添付するなど、証拠を確実に保管しておくことが求められます。

代表者印の変更に伴う手続き中、社内での準備が重要です。印鑑変更の手続きを行う際には、まず新しい印鑑を手配し、変更届を提出します。その際、旧印の使用に関する明確なルールや方針を社内で共有し、必要な書類を整備しておくことが大切です。

また、変更手続きが完了する前に使用する印鑑について、社内で適切に管理し、誰が使うのかを明確にしておくと、後のトラブルを防ぐことができます。

代表者印の変更が完了した後、必ず行うべきことは、変更手続きが反映された証拠をすべての関連書類に残すことです。特に、銀行口座の名義変更や契約書の再発行など、重要な書類については、新しい印鑑を使用して確認を行います。

また、新しい代表者印を使用する場合、旧印の管理が行き届いているか、過去の書類や記録が確実に保管されているかを確認し、社内で整合性を保つことが重要です。

代表者印の変更手続き中に旧印を使用する場合、基本的には後付けで証明がされることを考慮して問題ありませんが、証拠を確実に保管しておくことが必要です。社内で適切な準備を行い、変更手続き後には新しい印鑑が確実に使用されるように確認を行いましょう。