電子帳簿保存法と領収書の保存義務についての解説

電子帳簿保存法が適用される中で、領収書をデジタルで保存する方法が増えてきました。しかし、領収書をスマートフォンで撮影して保存する場合でも、原本を7年間保管する必要があるのかという疑問があります。この記事では、電子帳簿保存法に基づく領収書の保存方法について、具体的な要件と注意点を詳しく解説します。

1. 電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、企業が帳簿や領収書、請求書などの書類を電子データとして保存することを認める法律です。この法律は、書類のペーパーレス化を進め、業務の効率化を目的としています。しかし、ただ単に写真を撮って保存するだけでは法的に認められない場合があります。

法律に従った保存方法を守ることで、税務署からの監査にも対応できるようになります。

領収書をデジタルデータとして保存することは可能ですが、重要なのはその保存方法です。具体的には、領収書の「画像データ」や「PDF」などの形式で保存することが許可されています。しかし、保存された領収書が法的に有効と認められるためには、いくつかの条件を満たさなければなりません。

これには、領収書の内容が容易に確認できる状態であること、改ざんができない形式で保存されていること、保存期間中にデータが消失しないことが求められます。

質問者が懸念しているように、電子帳簿保存法においても「原本保存」の義務は残るのかという点についてですが、結論として、適切なデジタル保存が行われていれば、紙の領収書を7年間保管する必要はありません。

ただし、このデジタル保存には厳格な要件があり、例えば「電子署名」や「タイムスタンプ」を付けることが求められます。これにより、保存されたデータが真正であることが証明され、原本を保持する義務が免除されるのです。

領収書を電子的に保存するためには、以下の要件を満たす必要があります。

これらの要件を守れば、領収書をデジタルで保存しても、紙の領収書を7年間保管する必要はなくなります。

領収書をデジタルで保存する場合でも、電子帳簿保存法に基づいて適切な手続きを踏むことが必要です。デジタル保存には厳格な要件があり、それを満たすことで、原本の領収書を7年間保管する義務を免れることができます。

従って、領収書を撮影して保存する方法でも、条件を満たすシステムを導入すれば、ペーパーレスで効率的に保存を行うことが可能です。保存方法については、税理士や専門家と相談し、しっかりと法的要件を守るようにしましょう。