法人で飲食店を運営している場合、日々の経費管理や帳簿の付け方は非常に重要です。特に、店長が辞めた後に経費の立替え清算を行う際には、いくつかの注意点があります。この記事では、経費清算における帳簿の日付の扱いや未払い金の計上方法について、具体的な事例を交えながら解説します。
経費清算のタイミングと帳簿の日付の設定方法
経費の清算を月2回にまとめて行う場合、帳簿に記入する日付は購入日ではなく、実際に清算が行われた日になります。これは、実際にお金の移動があった日を基準にするためです。たとえば、1月に購入した商品やサービスについて、実際に清算したのが2月の場合、その取引は2月の日付で記帳します。
具体的な例を挙げると、1月に食材を仕入れた場合、仕入れた日には現金の支払いが発生していません。しかし、経費清算が2月に行われ、あなたの口座に振り込まれたタイミングで、その支払いを帳簿に反映させるべきです。このように、実際の支払日を基準に記帳することが基本です。
年度末に未清算の経費はどう処理するか？
年度末に購入した経費が清算されていない場合、その金額は未払い金として計上する必要があります。未払い金とは、実際には支払いが行われていないが、経費として計上しなければならない金額です。
たとえば、3月に仕入れた商品について、清算が4月にずれ込んだ場合、この仕入れた商品の金額は未払い金として帳簿に記入します。これにより、年度末の決算で経費として計上し、次の年度で清算されることになります。未払い金は、次の会計期間で支払いが行われた際に、実際の支払い日を基に消去されます。
経費立替え清算における注意点と記帳方法
経費を立替え払いした場合、その立替金の記帳方法についても注意が必要です。立替金は、立替えた本人の口座に振り込まれた段階で清算されたとみなします。そのため、立替金の支払い日は、実際に振り込まれた日になります。
また、立替金の記帳においては、経費項目ごとに正確に分類することが重要です。たとえば、食材費、光熱費、人件費など、それぞれの項目に分けて記入することで、後の確認がスムーズになります。振り込まれる金額と清算額が一致しているかを確認することも重要なポイントです。
税理士との連携と事前準備
経費の管理や帳簿の付け方に関しては、税理士との連携が不可欠です。税理士に依頼する際には、立替え清算のタイミングや記帳方法について、具体的に伝えておくことが大切です。
税理士が指示を出す場合でも、自分でもある程度の知識を持っていることで、より効率的に帳簿を管理できます。また、税理士との打ち合わせ時には、月2回の経費清算スケジュールや未払い金の処理方法についても確認しておきましょう。
まとめ
飲食店の法人経営における経費清算や帳簿の管理は、タイミングをきちんと把握し、正確な記帳を行うことが重要です。立替え清算を行う場合、その日付は実際に振り込まれた日を基準にし、未払い金としての処理も忘れずに行いましょう。また、税理士との連携を密にし、スムーズな経理作業を進めるために、日々の管理を徹底することが求められます。
