電子の源泉徴収票を確定申告で使う方法と注意点

息子さんが初めて確定申告を行う際、源泉徴収票が電子形式で提供された場合、紙で受け取るのとは少し異なった対応が求められます。電子の源泉徴収票をどのように確定申告に使用するのか、また画面のコピーを使っても問題ないのかについて、詳細に解説します。

電子の源泉徴収票とは？

近年、源泉徴収票は紙で配布されることが少なくなり、代わりに電子形式での提供が増えています。これは、オンラインでの処理が進み、税務署とのやり取りがスムーズになるためです。電子源泉徴収票は通常、会社や税理士を通じて発行され、個人のマイナンバーを使って管理されることが一般的です。

電子で提供された源泉徴収票は、通常「PDF形式」や「CSV形式」などで送られ、オンラインでダウンロードして確認することができます。紙の源泉徴収票とは異なり、物理的に手に取ることはありませんが、データ自体には変更や改竄のない信頼できる情報が含まれています。

確定申告をする際に電子形式で受け取った源泉徴収票を使う場合、基本的にはそのまま電子データを利用することが可能です。確定申告書を提出する際には、国税庁の「確定申告書等作成コーナー」を使ってオンラインで申告を行います。

源泉徴収票がPDFで提供されている場合、そのままPDFファイルをアップロードして申告に必要な情報を入力できます。もしCSV形式であれば、対応するソフトやシステムに取り込んで利用することができます。

画面上の源泉徴収票をスクリーンショットとして保存し、それを提出用の証拠として使いたい場合についてですが、基本的には画面コピーをそのまま使用することは推奨されません。税務署に提出する際は、正式に発行されたPDFやその他正式な形式のデータを提出することが望ましいです。

もしスクリーンショットを取る必要がある場合でも、それはあくまで参考用として保管し、正式なデータが手に入った段階でそちらを提出する形が良いでしょう。これにより、後から提出内容に不備があった場合に備えることができます。

電子の源泉徴収票を確定申告で使用する場合、必ず安全に保存しておくことが重要です。特にPDFやCSVなどのファイル形式はパソコン内に保存することが一般的ですが、長期的な保管を考えるとクラウドサービスを利用してバックアップを取っておくのが賢明です。

また、電子的な源泉徴収票にはマイナンバーなどの個人情報が含まれるため、ファイルを暗号化しておくとより安全です。オンラインバンキングやその他のサービスでも個人情報を守るための暗号化が推奨されているので、それを活用することが必要です。

電子の源泉徴収票は、確定申告で利用する際に便利なデータ形式ですが、画面のコピーを使用することは推奨されません。正式な形式のデータを使うことで、スムーズに申告ができ、後々のトラブルも防げます。もし不明点があれば、税務署や専門家に相談して、正しい方法で申告を進めていきましょう。